1.0 MỤC ĐÍCH.

- Nhằm thoả mãn nhu cầu của Khách hàng (Chủ đầu tư, Nhà thầu chính), nhằm thắng thầu trên cơ sở đảm bảo lợi ích của các bên.

- Quy trình áp dụng cho toàn Công ty.

2.0 TÀI LIỆU LIÊN QUAN.

- Sổ tay chất lượng.

- Quy trình kiểm soát văn bản.

- Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng.

- Các bản báo cáo về khảo sát tình hình thị trường, báo giá vật lệu khu vực.

- Báo cáo tình hình máy móc, thiết bị.

- Các quy trình quản lý dự án xây dựng dự án đầu tư.

- Các Nghị định, Thông tư hiện hành của Nhà nước liên quan đến đấu thầu.

3.0 NỘI DUNG.

3.1 Đăng ký dự thầu:

3.1.1 Tất cả hồ sơ dự thầu mang tên Công ty Cổ phần XDCTGT 492 đều do Phòng Kinh doanh phát hành.

3.1.2 Phòng Kinh doanh có trách nhiệm theo dõi, cấp phát và thu thập các tài liệu có liên quan nhằm mục đích hoàn thiện hồ sơ xin tham dự thầu (Sơ tuyển) đạt kết quả. Sau khi Giám đốc chấp thuận đăng ký được tham gia dự thầu với danh nghĩa Công ty.

3.2 Chuẩn bị hồ sơ dự thầu:

3.2.1 Sau khi nhận được thông báo mời thầu, hồ sơ tài liệu đấu thầu từ Chủ đầu tư, Giám đốc Công ty quyết định giao nhiệm vụ cho Phòng Kinh doanh làm hồ sơ dự thầu.

3.2.2 Căn cứ để chuẩn bị hồ sơ dự thầu:

- Thư mời thầu (Invitation Tender/ Invitation for Bids)

- Hướng dẫn cho các nhà thầu (Instructions to Bidders)

- Điều kiện hợp đồng (Conditions of Contract).

- Đặc tính kỹ thuật (Technical Specifications).

- Bảng kê tiên lượng (Bill of Quantities).

- Các bản vẽ (Drawings).

- Số liệu thông tin đấu thầu (Tender Information Data).

- Lịch biểu các yêu cầu (Schedule of Requirements).

- Mẫu Đơn dự thầu và các phụ lục (Form of tender and Appendices).

3.2.3 Trưởng phòng Kinh doanh lập kế hoạch, phiếu giao nhiệm vụ cho các thành viên tham gia hồ sơ thầu, tiến độ hoàn thành (BM 08 - 02) và trình Giám đốc duyệt.

3.2.4 Trưởng phòng Kinh doanh có trách nhiệm tổ chức, điều hành và theo dõi các công việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu, cặp nhật, phân phối các thông tin, tài liệu bổ sung của hồ sơ dự thầu tới các thành viên và bộ phận liên quan và trả lời các yêu cầu của Chủ đầu tư.

3.3 Lập hồ sơ dự thầu:

3.3.1 Sau khi nhận được hồ sơ mời thầu của Chủ đầu tư, Trưởng phòng Kinh doanh lập đề cương nội dung hồ sơ dự thầu, kế hoạch và tiến độ thực hiện từng nội dung của hồ sơ mời thầu, phối hợp thực hiện với Các phòng ban liên quan (nếu cần) hoặc các nhà thầu trong Trường hợp hợp tác/Liên danh đấu thầu.

3.3.2 Căn cứ vào yêu cầu và tiến độ của hồ sơ mời thầu, Trưởng phòng Kinh doanh triển khai lập hồ sơ dự thầu cùng các thành viên trong Phòng và các phòng ban liên quan dưới sự giám sát thực hiện của Giám đốc Công ty.

3.3.3 Đối với các dự án có yêu cầu cao về kỹ thuật, Trưởng phòng Kinh doanh đề xuất với Giám đốc mời hoặc thuê chuyên gia từ các đơn vị ngoài (từ các Trường đại học, Viện nghiên cứu và Công ty chuyên ngành...) cùng tham gia lập hồ sơ dự thầu hoặc hình thức hợp tác, liên doanh với các nhà thầu có năng lực phù hợp.

3.3.4 Trưởng phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đấu thầu của Công ty, kiểm tra nội dung, hình thức, tiến độ và giá của hồ sơ dự thầu trước khi trình Giám đốc/người được uỷ quyền ký để nộp Chủ đầu tư.

3.3.5 Các hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh xong Trưởng phòng Kinh doanh trình Giám đốc Công ty sớm hơn thời hạn nộp hồ sơ thầu 02 ngày để có thời gian xem xét lại toàn bộ hồ sơ dự thầu lần cuối.

3.3.6 Hồ sơ dự thầu được lập đủ số bộ theo yêu cầu của Chủ đầu tư (Bản chính và bản sao), niêm phong và nộp đúng thời gian yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu được gửi bằng E-mail cho Chủ đầu tư hồ sơ gốc được đóng dấu và lưu theo đúng quy định.

3.4 Quản lý hồ sơ dự thầu:

Phòng Kinh doanh có trách nhiệm theo dõi và quản lý hồ sơ dự thầu cùng các tài  liệu có liên quan  khác (Bản Fax, thư từ giao dịch, E-mail, kết quả đấu thầu v.v...) ghi vào sổ theo dõi hồ sơ do khách hàng cung cấp (BM 08 - 01).

3.5 Ký kết và theo dõi thực hiện hợp đồng:

3.5.1 Sau khi Khách hàng/Chủ đầu tư nhất trí với Công ty về các điều khoản thực hiện, Phòng Kinh doanh soạn thảo hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký duyệt và chuyển cho Khách hàng/Chủ đầu tư. Hợp đồng kinh tế phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành của Nhà nước.
3.5.2 Phòng Kinh doanh đánh số hợp đồng theo quy định: xxx/HĐ/yy, 

Trong đó: xxx:     Số thứ tự của Hợp đồng chạy trong năm bắt đầu từ 01.
               HĐ:    Viết tắt của Hợp đồng.
                yy:    2 số cuối của năm ký hợp đồng, ví dụ 02 là năm 2002.

Tuy nhiên nếu Khách hàng/Chủ dầu tư yêu cầu lấy số hợp đồng của Khách hàng/Chủ đầu tư thì Nhân viên Phòng Kinh doanh đánh số hợp đồng theo quy định của Công ty bằng bút chì phía dưới của số hợp đồng khách hàng/Chủ đầu tư lưu để theo dõi.

3.5.3 Nhân viên Phòng Kinh doanh cập nhật hợp đồng đã ký vào trong Sổ theo dõi hợp đồng (BM 08 - 03). Đối với những hợp đồng đã đủ 2 chữ ký thì tích “V” bằng bút màu đỏ vào cột ghi chú.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu Khách hàng/Chủ đầu tư có bất kỳ sự thay đổi nào so với hợp đồng thì Phòng Kinh doanh phải báo cáo ngay với Giám đốc Công ty xem xét và quyết định. Các thay đổi này Nhân viên Phòng Kinh doanh phải cập nhật vào trong sổ theo dõi hợp đồng theo (BM 08 - 03) và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan bằng văn bản.

4.0 LƯU TRỮ:

Đối với các dự án Công ty trúng thầu, hồ sơ trúng thầu được lưu giữ tại Phòng Kinh doanh trong suốt thời gian thực hiện dự án để thương thảo, ký kết quản lý tình hình thực hiện hợp đồng, quyết toán và thanh lý hợp đồng khi dự án kết thúc. Đồng thời Hồ sơ dự thầu và các tài liệu có liên quan được lưu giữ Phòng Kinh doanh ít nhất là 3 năm kể từ ngày thanh lý hợp đồng.

5.0 PHỤ LỤC:

- Phụ lục 1:  - Danh mục các hồ sơ khách hàng cung cấp             BM 08 - 01

- Phụ lục 2:  - Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu                          BM 08 - 02

- Phụ lục 2:  - Sổ theo dõi hợp đồng:                                         BM 08 - 03

File đính kèm theo:

() Bieu mau 01.doc

() Bieu mau 02.doc